Tjenester og personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Stephan Didrich Eid. Advokatfirmaet er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

I erklæringen gir vi deg informasjon om personopplysninger og hvordan vi samler inn og behandler disse. Vi gir også opplysninger om dine rettigheter og hvordan du kan gå frem for å bruke disse rettighetene. 

1. PERSONOPPLYSNINGER

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, som for eksempel navn, e-postadresser og telefonnumre. Særlige personopplysninger er personopplysninger av mer sensitiv art, som for eksempel helseopplysninger. Uansett hvilke opplysninger du gir til advokat Stephan Didrich Eid vil disse bli behandlet i samsvar med det til enhver tid gjeldene regelverk.

2. HVEM BEHANDLER VI PERSONOPPLYSNINGER OM

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

Privatkunder

Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter

Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

Personer som er involvert i saker vi bistår i

Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

Besøkende på vår nettside

3. FORMÅL OPPLYSNINGSTYPER OG RETTSLIG GRUNNLAG FOR BEHANDLINGEN 

Ved utførelsen av vår virksomhet og ved etablering av og administrasjon av kundeforhold samler vi inn og behandler følgende personopplysninger på de angitte rettslige grunnlag: 

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven §§ 6 til 13. Dette innebærer blant annet at vi vil samle inn og registrere relevante personopplysninger, herunder dokumentasjon som bekrefter klientens eller kontaktpersonens identitet.  Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. 

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon, navn, adresse, epost og telefonnummer, samt eventuelt personnummer/d-nummer.  Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 Kunnskapsforvaltning:Vi vil kunne gjenbruke dokumenter vi har laget for klienten i forbindelse med andre oppdrag eller annen intern kunnskapsforvaltning. Normalt vil det ikke finnes personopplysninger i dokumenter som gjenbrukes, men dersom det gjør det, vil alt bli behørig anonymisert før det benyttes til andre formål. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). 

 Klientadministrasjon.Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter normalt i 5-10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11. Vi oppbevarer ikke originaldokumenter da disse forutsettes oppbevart av den enkelte klient. 

Fakturering og regnskap: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse eller oppgitt epostadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

 IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 Markedsføring: Hvis vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev vil mottakere av nyhetsbrevet  enkelt kunne melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag og der vi har interesse av å informere om våre tjenester, kurs m.v. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

 4. UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER OG BRUK AV DATABEHANDLERE

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen. 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Når det gjelder kontaktopplysninger og saksopplysninger som beskrevet under punkt 4 ovenfor kan disse også bli utlevert til motparter, domstoler og tilsynsorganer i forbindelse med rettstvister og andre rettslige saksforhold

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

5. LAGRING AV PERSONOPPLYSNINGER

Vi lagrer saksdokumenter normalt i 5-10 år, dette inkluderer kontaktinformasjon. Personopplysninger innhentet i forbindelse med klientkontroll eller personopplysninger som benyttes til fakturerings- og regnskapsformål vil bli lagret i henhold til lovpålagte krav i regnskapslovgivning og hvitvaskingslovgivning.  Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet. 

Personopplysninger som er benyttes i markedsføring eller som er basert på samtykke vil bli lagret så lenge det foreligger et kundeforhold eller inntil samtykket trekkes tilbake. Et kundeforhold anser vi at foreligger dersom du har deltatt i ett av våre arrangementer eller dersom du har mottatt en juridisk tjeneste fra oss de siste årene.

6. HVILKE RETTIGHETER HAR DU

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

 Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

 Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn. 

 Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til deg eller en tredjepart.

 Klage til tilsynsmyndigheten:Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

 7. HVORDAN SIKRES DINE PERSONOPPLYSNINGER

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. 

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

8. ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

9. KONTAKTINFORMASJON

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss: advokateid@getmail.no – tlf. 90919795

Advokatfirmaet Stephan Didrich Eid

Parkveien 43, 0258 Oslo